erros de classificação que podem causar rejeição de notas fiscais

As empresas brasileiras chegaram à reta final de 2025 diante de uma das maiores mudanças tributárias já implementadas no país: a necessidade de ajustar seus sistemas para emitir documentos fiscais, com o destaque obrigatório de IBS e CBS a partir de 1º de janeiro de 2026.

A partir do próximo ano, esses tributos devem constar em todas as notas eletrônicas, ainda que com alíquotas simbólicas e sem impacto financeiro, tributário e contábil de imediato. A nota técnica 2025.002 versão 1.33 adiou as regras de rejeição referentes a IBS e CBS, que agora estão classificadas como ‘Implementação futura’. Ou seja, o preenchimento desses campos continua obrigatório, mas a rejeição por inconsistência técnica não ocorrerá em janeiro.

A CEO da PKF BSP, Taís Baruchi, responsável por liderar operações de BPO contábil, fiscal, financeiro e de folha de pagamento, destaca para o Portal Contábeis que a fase de estabilização técnica já está ocorrendo. “Nesse ambiente, sempre que os campos de IBS e CBS são preenchidos, as regras de validação continuam ocorrendo em homologação, embora a versão 1.33 da nota técnica tenha adiado sua aplicação obrigatória em produção. Esse período permite que empresas identifiquem falhas de integração, inconsistências de parametrização e problemas de leitura de XML antes da virada do ano, reduzindo riscos em janeiro”, esclarece.

Outro ponto essencial é que, até o momento, não foi disponibilizado um novo layout oficial do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) que contemple os campos específicos relacionados aos tributos IBS e CBS. “Por isso, toda conferência fiscal deverá ser feita exclusivamente pelo arquivo XML, onde estarão os dados efetivamente validados pelas administrações tributárias e elementos centrais da nova rotina fiscal: o CST e o C-ClassTrib”, acrescenta a especialista. 

A CEO explica que esses códigos representam a classificação tributária da operação e determinam como o IBS e a CBS devem ser destacados, inclusive quando houver redução de alíquota. “De forma simples, o CST indica o tipo de tributação, enquanto o C-ClassTrib aponta o fundamento legal que justifica aquele enquadramento. Se essa combinação estiver incorreta, o destaque dos tributos também estará — e, a partir de 5 de janeiro, a nota fiscal será rejeitada. As notas técnicas já listam essas rejeições possíveis”.

No caso da NFS-e (Nota Fiscal de Serviços), a adaptação segue cronograma próprio. A Nota Técnica nº 04/2025 estabeleceu o padrão nacional para 2026, enquanto a Nota Técnica nº 05/2025 trouxe atualizações que deverão ser incorporadas às versões de produção em momento posterior. Os municípios continuarão utilizando seus próprios sistemas emissores, desde que enviem as informações ao Ambiente Nacional. Para o contribuinte, o essencial é assegurar que o sistema esteja preparado para emitir NFS-e compatíveis com o padrão nacional a partir de janeiro.

“Para o caso dos serviços, o ponto de partida para o enquadramento tributário não é o NCM e CFOP, mas sim a NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços). Para apoiar essa transição, o governo publicou uma Tabela de Correlação NBS, que relaciona cada item e subitem da Lei Complementar nº 116/2003 ao código utilizado na nova estrutura da Reforma Tributária. Essa tabela funciona como referência oficial para que empresas realizem o enquadramento correto dos serviços e simulem o cálculo dos tributos no novo modelo, garantindo mais segurança na definição da classificação tributária aplicável às operações de serviços”, explica Taís.

A especialista também aponta outro aspecto importante para essa fase: a recepção de notas de entrada, especialmente quando a empresa utiliza importadores automáticos de XML. Embora o destaque de IBS e CBS não tenha efeito financeiro em 2026, os sistemas precisam reconhecer os novos campos para evitar falhas de leitura automáticas, além de problemas na emissão de notas de devolução.

“Para apoiar as empresas nesse processo de adaptação e garantir que os sistemas leiam corretamente os novos campos, o governo disponibilizou duas plataformas oficiais que auxiliam na validação dos documentos fiscais. A Calculadora de Tributos da Receita Federal permite simular o cálculo do IBS e da CBS e validar a classificação tributária aplicada; já o Validador Conformidade Fácil, do ENCAT, verifica se o XML está tecnicamente consistente antes do envio. Juntas, essas ferramentas ajudam empresas e desenvolvedores a identificar falhas e ajustar seus sistemas com maior segurança” alerta a CEO.

Mesmo com a flexibilização temporária da validação técnica, o destaque de IBS e CBS permanece obrigatório, e a classificação tributária correta continua sendo o ponto mais sensível da nova arquitetura fiscal. A tolerância não elimina o risco, significa apenas que as rejeições automáticas foram postergadas para uma data futura, ainda não divulgada.

Quando as validações forem ativadas, notas com classificação incorreta deixarão de ser autorizadas, podendo interromper a operação. “Por isso, dezembro e janeiro devem ser usados para ajustes finais de sistema, revisão de cadastros e treinamento das equipes, garantindo que a entrada plena da obrigatoriedade ocorra sem impacto operacional”, finaliza Taís.

Fonte: Taís Baruchi e InformaMídia