RAIS: quem precisa declarar?

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é uma obrigação acessória instituída em 1975 pelo Decreto nº 76.900, que deve ser entregue anualmente pelas empresas ao Governo Federal. O documento reúne dados sobre vínculos empregatícios, admissões, desligamentos e remunerações, funcionando como um censo do emprego formal no país.

A RAIS tem papel essencial na gestão de políticas públicas, na fiscalização trabalhista e no controle de benefícios como FGTS, seguro-desemprego e abono salarial. O envio correto e dentro do prazo evita multas e garante que trabalhadores tenham seus direitos preservados.

Quem deve entregar a RAIS

Todas as pessoas jurídicas com inscrição no CNPJ estão obrigadas a entregar a RAIS, independentemente de possuírem empregados. A exigência se estende a empresas privadas, órgãos públicos, fundações, condomínios e empregadores rurais.

Empresas sem empregados devem enviar a RAIS Negativa, enquanto os Microempreendedores Individuais (MEIs) só precisam declarar se tiverem funcionários registrados no ano-base.

Como é feito o envio

A entrega da RAIS é realizada exclusivamente de forma eletrônica, por meio de programas disponibilizados pelo governo. Empresas sem empregados utilizam um sistema simplificado online.

Já as empresas com funcionários devem enviar as informações pelo aplicativo específico da RAIS, que valida os dados automaticamente e emite o protocolo de recebimento.

Empresas que utilizam o eSocial estão dispensadas da entrega, pois o sistema já transmite ao governo as mesmas informações trabalhistas exigidas na declaração.

Informações obrigatórias

Na RAIS, devem constar os dados completos de todos os empregados ativos no ano-base, incluindo nome, CPF, data de admissão, desligamento, remuneração mensal, 13º salário e afastamentos.

Também é necessário informar cargo, função, escolaridade, nacionalidade, existência de deficiência e tipo de vínculo. O correto preenchimento desses campos garante a integridade dos dados usados na concessão de benefícios.

Prazos e penalidades

O prazo de entrega da RAIS ocorre anualmente, geralmente entre março e abril do ano seguinte ao ano-base. As datas exatas são definidas pelo Ministério do Trabalho.

O atraso ou o envio incorreto pode gerar multa mínima de R$ 425,64, com acréscimos bimestrais progressivos. Também há penalidades adicionais para omissões de informações ou erros que prejudiquem o acesso dos empregados a seus direitos.

Finalidade da RAIS

Além de fiscalizar o cumprimento das normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a RAIS fornece subsídios para o controle de benefícios previdenciários e gestão do FGTS.

Os dados são utilizados para elaboração de estatísticas oficiais sobre o mercado de trabalho e para o planejamento de políticas públicas voltadas à geração de emprego e renda.

Para os trabalhadores, o correto envio da RAIS é fundamental, pois dela dependem registros que asseguram o recebimento do abono salarial e o reconhecimento de tempo de contribuição para a aposentadoria.

Dicas para facilitar o cumprimento da obrigação

Empresas que mantêm controles atualizados de admissões, desligamentos e remunerações têm mais facilidade para enviar a RAIS dentro do prazo. A integração entre os setores de contabilidade e departamento pessoal também reduz riscos de inconsistências.

O uso de sistemas que automatizam o cruzamento de dados da folha de pagamento com a contabilidade facilita o processo de declaração e evita falhas manuais.

Principais dúvidas

1. Como enviar a RAIS? O envio é feito eletronicamente por meio de programa disponibilizado pelo Governo Federal.
2. Quem é obrigado a entregar? Todas as empresas com CNPJ, inclusive sem empregados, devem declarar. MEIs só precisam enviar se tiverem funcionários registrados.
3. O que acontece se não entregar? A empresa fica sujeita a multa mínima de R$ 425,64, que aumenta a cada dois meses de atraso, e pode prejudicar os trabalhadores no recebimento de benefícios.

Com informações do Blog da Omie