evite riscos com software adequado

No ambiente empresarial moderno, Asset Management (gestão de ativos) deixou de ser apenas uma obrigação contábil para se tornar um elemento central na estratégia de saúde financeira, eficiência operacional e conformidade regulatória.

Apesar disso, muitas empresas ainda controlam seus Fixed Assets (ativos imobilizados) usando planilhas no Excel.Embora possa parecer uma solução simples e de baixo custo, essa prática traz riscos consideráveis, que vão desde erros humanos até perdas de dados e falhas em auditorias.

Os riscos de confiar apenas no Excel

O Excel é uma ferramenta poderosa para análises pontuais, mas não foi desenvolvido para gestão patrimonial contínua. Entre as principais limitações, destacam-se:

• Ausência de Audit Trail – Sem rastreamento de quem fez alterações, quando e o que foi modificado, é impossível garantir integridade e transparência para auditorias.
• Vulnerabilidade a erros humanos – Fórmulas quebradas, células alteradas por engano ou dados inconsistentes podem distorcer o Balance Sheet (balanço patrimonial).
• Risco de perda de dados – Planilhas locais estão expostas a falhas de hardware, exclusão acidental ou ataques cibernéticos.
• Baixa eficiência operacional – Processos como cálculos de Depreciation, registros de movimentações e histórico de manutenção tornam-se lentos e suscetíveis a erros.

O papel dos softwares de gestão patrimonial

Para evitar esses riscos, empresas de todos os portes têm migrado para Asset Management Systems robustos e auditáveis.Essas soluções centralizam informações, oferecem segurança de dados, automatizam cálculos e facilitam a Regulatory Compliance.

No mercado, é possível encontrar desde ferramentas mais acessíveis até plataformas de grande porte, como:

• SAP Fixed Asset Management – Integrado ao ERP SAP, oferece rastreabilidade, automação de depreciação e relatórios avançados.
• Oracle NetSuite Fixed Assets – Solução em nuvem com gestão de ciclo de vida de ativos e integração contábil.
• IBM Maximo Asset Management – Voltado para empresas que necessitam de controle de ativos físicos em larga escala.
• AXS Consultoria Empresarial – Em nuvem, flexível, multiusuário, consolida várias informações e customizável – adequado para Pequenas e Médias empresas.
• Infor EAM (Enterprise Asset Management) – Focado em manutenção preditiva e gestão completa do ativo imobilizado.

Benefícios que uma boa solução deve oferecer

Independentemente do fornecedor, um software de gestão patrimonial eficaz deve proporcionar:

1. Segurança e confiabilidade dos dados

• Hospedagem segura (Cloud Infrastructure), backups automáticos e proteção contra acessos não autorizados.

Rastreabilidade completa (Audit Trail)

• Registro de todas as alterações feitas por cada usuário.

Automação e eficiência operacional

• Cálculo automático de Depreciation, controle de manutenções e movimentações.

Conformidade com normas contábeis

• Alinhamento com CPC 27, CPC 01 e padrões internacionais como IFRS.

Flexibilidade e escalabilidade

• Capacidade de adaptar-se ao crescimento da empresa e às particularidades de cada operação.

Conclusão

Controlar ativos imobilizados por meio de planilhas é insistir em um método vulnerável, trabalhoso e arriscado.Com as demandas crescentes por Corporate Governance e Financial Compliance, adotar um Asset Management Software robusto não é mais uma opção — é uma necessidade estratégica para proteger e potencializar o patrimônio empresarial.