tecnologia é essencial para a sobrevivência das empresas

A Reforma Tributária nasceu sob a promessa de simplificar um dos sistemas fiscais mais complexos do mundo. A substituição de uma série de tributos por um modelo de IVA dual – com a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) – é apresentada como antídoto para a insegurança jurídica e o custo de conformidade que há décadas afetam a competitividade das empresas.

No entanto, por trás dessa narrativa de simplificação, o Gerente Tributário na Synchro, Leonel Siqueira, afirma que forma-se um outro movimento, menos visível, mas decisivo: uma nova “guerra silenciosa” entre companhias tecnologicamente preparadas e aquelas que insistirem em operar a reforma com processos manuais, planilhas e sistemas desatualizados. 

“O ponto central é simples: a Reforma Tributária não é apenas um redesenho de alíquotas e bases de cálculo; ela redesenha a forma como a informação fiscal nasce, circula e é fiscalizada no país. E, nesse novo ambiente, tecnologia deixa de ser vantagem incremental para se tornar condição de sobrevivência”, afirma o especialista.

A mudança de paradigma

Siqueira explica que, nos últimos anos, o Fisco passou por uma evolução significativa em sua infraestrutura tecnológica, saindo dos formulários em papel para sistemas digitais e, posteriormente, para o SPED, que ampliou o nível de detalhamento das operações. “Com a Reforma Tributária, esse processo avança ainda mais, substituindo o modelo tradicional de escrituração por um fluxo baseado em apuração assistida e mensageria de eventos, além de notas de crédito e débito, agora no âmbito fiscal”.

Nesse novo cenário, as empresas precisam reportar suas transações em prazos muito mais curtos, muitas vezes em tempo quase real, enquadrando cada operação em códigos baseados na Lei Complementar nº 214. A lógica anterior, que permitia registros posteriores e interpretações separadas da operação, perde espaço. Agora, a conformidade precisa nascer correta já no documento fiscal e em seus possíveis eventos eletrônicos associados.

O Fisco está pronto. E as empresas?

“A administração tributária vem investindo há anos em digitalização e automação. O trabalho que antes dependia de visitas presenciais e análise manual de documentos hoje é feito, em grande medida, por cruzamento automático de dados, algoritmos de fiscalização e sistemas que identificam inconsistências em segundos”, explica o gerente tributário.

Com a Reforma Tributária, esse movimento se intensifica. A apuração assistida e a integração entre documentos fiscais eletrônicos, mensageria de eventos e os módulos de controle fiscal da “Nuvem Soberana” (infraestrutura governamental de nuvem sob jurisdição nacional para armazenamento e processamento de dados fiscais) elevam o nível de rastreabilidade. Cada código de NCM, cada CST, cada referência aos novos tributos passará a ser examinado em um contexto muito mais rico de dados e de forma muito mais rápida.

Se o Fisco já está tecnologicamente preparado, a pergunta que fica é: as empresas estão?

O especialista esclarece que é aqui que se instala a nova linha de corte competitiva: “de um lado, empresas que compreendem que a reforma exige uma revisão estrutural de processos, sistemas e governança fiscal de dados. Elas já estão revendo cadastros de produtos e serviços, mapeando operações à luz dos códigos da Lei Complementar 214, ajustando seus ERPs para os novos campos de CBS, IBS e, futuramente, Imposto Seletivo. Estão testando mensagerias, planejando a automatização de conciliações entre o ambiente do Fisco e os seus próprios sistemas e criando rotinas para monitorar se todas as notas e eventos coincidem com a realidade operacional”.

Do outro lado, há empresas que ainda encaram a reforma como um problema essencialmente jurídico, limitando-se a atualizações pontuais de tabelas de alíquotas e mantendo a espinha dorsal dos processos apoiada em digitação manual, sistemas de gestão pouco integrados e parametrizações fiscais pouco confiáveis. “A diferença entre esses dois grupos não será apenas de conforto operacional. Será financeira”, afirma o gerente.

Abaixo, Siqueira pontua alguns exemplos que ilustram essa nova realidade:

Créditos condicionados ao pagamento do fornecedor: a reforma amarra, de forma mais explícita, o direito ao uso do crédito ao efetivo pagamento. Isso exige que financeiro e fiscal conversem como nunca conversaram. Não basta saber quanto de crédito existe “no papel”; é preciso saber, em sistemas integrados, se o tributo constante naquele título foi pago, em qual data. Sem automação, o risco de usar créditos indevidos e ser autuado aumenta exponencialmente.

Juros e multas com tratamento fiscal específico: operações em que há pagamento de juros e multas por atraso, por exemplo, passam a exigir parametrizações próprias, códigos adequados e emissão específica de documento fiscal na comunicação com o Fisco. O financeiro é quem conhece o valor e a natureza do encargo; o fiscal é quem sabe como classificá-lo; a tecnologia é quem viabiliza o envio correto do evento. Se esse triângulo não estiver bem montado, o resultado é contingência.

Conciliação entre ERP e apuração assistida: o ambiente de apuração assistida do governo montará, com base nos eventos recebidos, uma apuração básica dos tributos. A empresa, por sua vez, será a responsável por determinar a sua apuração definitiva, portanto, terá que prover sua própria apuração interna. Sem soluções de conciliação automática, será cada vez mais difícil garantir que tudo o que está no ERP esteja no Fisco, e vice-versa. Divergências poderão ocorrer nesse cruzamento de dados e poderão culminar em fiscalizações posteriores, créditos glosados e até penalidades mais severas.

Classificação fiscal e enquadramento na LC 214: de forma semelhante, erros de NCM, enquadramento equivocado em códigos de operação ou omissão de eventos poderão se tornar fonte imediata de perda de crédito, autuações e necessidade de retificação em massa. Quanto maior o volume de operações, maior o potencial de dano.

A simplificação pode virar um labirinto

Segundo o especialista, a ironia é que, do ponto de vista legislativo, a reforma caminha na direção da simplificação e da neutralidade. “Menos tributos, regras mais uniformes, menos regimes especiais. Mas, para que essa simplificação se traduza numa rotina mais simples para as empresas, será indispensável uma forte camada de tecnologia por baixo”.

Ele explica que, para quem não investir nessa camada, a promessa de simplificação pode se transformar em um novo labirinto fiscal: mais códigos para parametrizar, mais eventos para transmitir, mais pontos de conciliação entre sistemas internos e ambientes governamentais, mais risco de contingências decorrentes de falhas operacionais, e não apenas de interpretação da lei.

“Entre 2026 e 2032, essa diferença tende a se acentuar. Será o período em que conviveremos com dois mundos: o SPED “arcaico”, baseado em arquivos e escrituração, e o novo modelo, baseado em mensageria e apuração assistida. Empresas tecnologicamente maduras conseguirão atravessar essa fase com processos mais fluídos, menos retrabalho e melhor capacidade de simular impactos em preço, margem e fluxo de caixa. As demais, ao tentar operar dois modelos com ferramentas do passado, correm o risco de duplicar tarefas, multiplicar inconsistências e ver a conta da não conformidade crescer”, afirma. 

É hora de criar uma agenda estratégica

Para o especialista, a conclusão é clara: discutir reforma tributária sem discutir tecnologia é olhar apenas metade do problema. A outra metade está na capacidade da empresa de traduzir as novas regras em dados corretos, controlados, tratados e transmitidos no tempo certo, por sistemas que conversem entre si e com o Fisco.

“Essa não é uma agenda apenas da área fiscal. Ela envolve finanças, tecnologia, controladoria, recursos humanos (em temas como eSocial e REINF) e, sobretudo, a alta liderança. É o conselho de administração que precisa decidir se a empresa quer estar no grupo que transformará a reforma em vantagem competitiva, aproveitando melhor créditos, ajustando preços com base em dados confiáveis e reduzindo o risco de contingências, ou no grupo que, daqui a alguns anos, descobrirá que a “simplificação” foi, na prática, a porta de entrada para um novo labirinto fiscal”, pontua.

“A guerra silenciosa já começou. E, nela, o principal diferencial não será apenas conhecer a lei, mas ter a tecnologia necessária para cumpri-la com segurança e eficiência”, finaliza Leonel Siqueira.

Com informações Synchro