Organização de documentos: evite passivos em 2026

Com o fim do ano, empresas enfrentam o período mais crítico para a organização documental. O volume de documentos atinge seu pico justamente quando os prazos ficam mais curtos, e quem não os organiza agora, começa 2026 carregando um passivo que afeta auditorias e obrigações acessórias, como Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) e informes de rendimentos, que vencem logo no primeiro trimestre.

De acordo com o The Accelerated Workplace Report, estudo da Adobe publicado em setembro de 2024, quase metade dos trabalhadores (48%) relata dificuldade frequente para encontrar documentos no ambiente digital, um sinal de sistemas de arquivamento desorganizados ou pouco eficientes.

Na prática, isso pressiona ainda mais o fim de ano, quando as empresas precisam fechar balanços, consolidar informações e preparar a base documental para o próximo ano, período em que qualquer ineficiência custa tempo, dinheiro e risco de erro operacional.

De acordo com Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security — empresa de gestão documental e digitalização de serviços para empresas e instituições públicas —, o principal erro está na falta de organização contínua dos documentos. O especialista explica que ainda é muito comum que não exista uma separação de arquivos ao longo dos meses e que a equipe precise resolver tudo em dezembro, que, por si só, já é um mês com diversas demandas.

“Os principais documentos que precisam de atenção nesse momento são os papéis fiscais e contábeis, como notas fiscais, comprovantes de recolhimento e livros diários; em seguida, estão os documentos relacionados ao departamento de Recursos Humanos (especialmente a documentação comprobatória de pagamento do 13° salário e demais benefícios); e, por fim, os contratos com renovação automática, tanto para buscar negociações como para decidir sobre possíveis cancelamentos”, aponta Carvalho.

Outro ponto de atenção são os critérios técnicos que devem orientar a eliminação, digitalização ou guarda permanente de documentos, pois essa ação não é arbitrária. Esses processos seguem bases legais claras. Para descarte, a empresa deve observar prazos prescricionais definidos no Código Civil, no Código Tributário Nacional (CTN) e nas normas previdenciárias, além do dever de exclusão previsto na LGPD.

Segundo Fabiano, para realizar a eliminação, é necessário verificar se o prazo de prescrição legal (previsto em lei) e o prazo de precaução administrativa já expiraram, lembrando que o descarte deve ser feito de forma segura (fragmentação), garantindo que dados sensíveis não vazem.

“Para digitalização, é obrigatório seguir o Decreto 10.278/2020 para ter a certeza de que a validade jurídica da versão digitalizada é a mesma que a física. E, para guarda permanente, deve-se arquivar documentos históricos, atos constitutivos da empresa e livros societários em ambientes com controle de temperatura e umidade”, afirma o CEO.

Quando a empresa planeja seu ciclo documental, ela define antecipadamente o que será coletado, por quanto tempo será guardado e quando será excluído. A digitalização e a gestão eletrônica reduzem drasticamente o uso de papel e a pegada de carbono, ao mesmo tempo que garantem transparência e rapidez nas auditorias.

Fonte: It Comunicação Integrada