quais os riscos para as empresas?

Erros nos procedimentos internos de contabilização, apuração e recolhimento de tributos podem levar empresas de qualquer porte e setor a realizar pagamentos indevidos, segundo orientações técnicas divulgadas para reforçar a importância da gestão tributária. O problema ocorre quando, durante o cumprimento das obrigações fiscais, a companhia recolhe valores inexistentes ou superiores ao devido, o que gera impactos financeiros, riscos de não conformidade e redução de competitividade. A prevenção depende da adoção de controles internos, conferência documental e práticas de compliance tributário.

O recolhimento de tributos é uma obrigação presente na rotina de toda empresa. Para que o pagamento corresponda ao valor correto, o processo depende de várias etapas internas:

1. Contabilização das receitas;
2. Apuração dos tributos incidentes;
3. Geração das guias de recolhimento.

Qualquer falha em uma dessas fases pode resultar em pagamento indevido, que ocorre quando um contribuinte paga um imposto sem que exista cobrança real, ou em pagamento a maior, quando há obrigação de pagar, mas o valor recolhido excede o devido.

Embora sejam tecnicamente distintos, ambos representam erros que devem ser monitorados, pois geram efeitos financeiros e operacionais para a empresa.

Gestão tributária eficiente é essencial para evitar erros

Para mitigar riscos, as organizações precisam adotar procedimentos estruturados de gestão tributária, que envolvem:

1. Controle e organização de documentos fiscais;
2. Registro contábil adequado de receitas e despesas;
3. Apuração correta dos tributos com base nas informações contábeis.

Além da estrutura interna, é indispensável acompanhar a legislação tributária, já que o cumprimento correto das regras depende da interpretação precisa das normas vigentes.

Uma gestão fiscal eficiente permite verificar a carga tributária real e diminui a probabilidade de recolhimentos indevidos.

Riscos associados à falta de conformidade fiscal

A ausência de controles e revisões internas não gera apenas pagamentos incorretos. Dependendo do erro, a empresa pode:

1. Deixar de cumprir obrigações acessórias;
2. Recolher valores inferiores aos devidos;
3. Deixar de recolher tributos obrigatórios.

Nessas situações, o negócio fica sujeito a penalidades, autuações e formação de passivo fiscal, ampliando os riscos além da simples perda financeira decorrente do pagamento indevido.

Impactos dos pagamentos indevidos nas empresas

O pagamento indevido provoca desembolso financeiro não previsto, mas seus efeitos vão além. Entre os principais impactos estão:

Redução do lucro e prejuízos financeiros

O lucro da empresa é calculado após o pagamento dos tributos. Quando há recolhimento indevido ou superior ao devido, ocorre redução imediata da margem de lucro.

Comprometimento do compliance tributário

O compliance fiscal exige que todas as etapas — da contabilização das notas à apuração e ao recolhimento — estejam alinhadas e corretas. Pagamentos indevidos indicam falhas no processo e apontam a necessidade de revisão interna.

Embora exista a possibilidade de solicitar restituição, o erro evidencia deficiência operacional e mostra que ajustes de procedimentos podem ser necessários.

Redução da competitividade

Pagamentos incorretos reduzem a capacidade de investimento da empresa e podem impactar custos internos. Isso pode influenciar no preço dos produtos ou serviços e, consequentemente, comprometer a competitividade no mercado.

Além disso, erros tributários impactam diversas áreas da organização e podem gerar efeitos indiretos em toda a cadeia operacional.

Como reduzir erros no cumprimento das obrigações fiscais

A prevenção dos pagamentos indevidos depende de ajustes internos nas áreas fiscal e contábil. Entre as medidas destacadas estão:

1. Implementação de procedimentos de compliance;
2. Adoção de auditorias internas;
3. Capacitação da equipe responsável pela apuração dos tributos;
4. Uso de softwares de gestão fiscal e contábil;
5. Revisão periódica dos fluxos de apuração e pagamento.

Essas práticas ajudam a corrigir falhas, padronizar processos e elevar a precisão das informações fiscais enviadas aos órgãos públicos.

Conciliação de boletos e notas fiscais como ferramenta de prevenção

Uma das formas mais eficazes de evitar pagamentos indevidos consiste na conciliação entre boletos e notas fiscais. O procedimento verifica se:

1. O valor informado ao Fisco corresponde ao valor real das operações;
2. Os documentos fiscais coincidem com os valores a serem recolhidos.

Ao confrontar dados contábeis, fiscais e financeiros, a empresa valida os valores declarados e reduz a probabilidade de recolhimentos incorretos.

Esse processo permite confirmar o valor exato dos tributos e diminui riscos tanto de pagamento indevido quanto de recolhimento a maior.

A importância da revisão contínua

A adoção de controles internos, revisão de procedimentos e fortalecimento do compliance tributário é fundamental para que as empresas evitem prejuízos e cumpram suas obrigações de forma correta. Pagamentos indevidos refletem falhas que podem comprometer resultados financeiros, competitividade e conformidade fiscal.

A conciliação de documentos, o acompanhamento da legislação e a auditoria interna contribuem diretamente para garantir precisão e reduzir a ocorrência de erros durante a apuração e o recolhimento de tributos.