Liliane Josua Czarny
Sócia e co-CEO da ACG | PagCorp
No cenário atual de negócios, marcado por alta competitividade e aceleração da inovação, a necessidade de uma gestão eficiente dos gastos corporativos é cada vez maior. As empresas sofrem pressão de várias frentes, como a demanda por resultados rápidos, transformação digital, redução de custos, além do aprimoramento dos controles internos. Por isso, é essencial estabelecer um processo estruturado de controle de despesas que permita acompanhar, controlar, analisar e otimizar todos os gastos realizados pelos colaboradores em nome da empresa.
A forma como uma empresa lida com os gastos do dia a dia precisa ser encarada como um pilar estratégico que impacta diretamente a sua saúde financeira, a produtividade da equipe e a capacidade de crescer de forma sustentável. Uma gestão de gastos bem estruturada não apenas evita desperdícios, mas também libera recursos para a definição de estratégias de curto e longo prazo, fortalecendo a tomada de decisão.
Para estabelecer uma gestão eficiente dos gastos corporativos, é necessário repensar processos, adotar e integrar tecnologias e, acima de tudo, engajar as pessoas certas. A seguir, cinco passos para melhorar a gestão financeira da sua empresa:
1 – Mapeie os gastos
Uma boa gestão de despesas precisa responder a perguntas cruciais como: quem está gastando, com o que está gastando, por que está gastando e se o gasto está dentro da política da empresa. Ao mapear as despesas realizadas, ganha-se visibilidade sobre áreas com potencial de simplificação, possíveis renegociações de contratos e eliminação de custos desnecessários. Esse raio-x servirá de base para o estabelecimento de políticas mais eficazes e controles mais precisos.
2 – Estabeleça uma política de gastos
Se a tecnologia é a ferramenta, a política de gastos é a regra do jogo. O estabelecimento de uma política bem estruturada aliada a uma solução tecnológica robusta para o controle das despesas é uma excelente alternativa para identificar irregularidades e prevenir fraudes. Estabeleça diretrizes claras sobre como, quando e por quem as despesas podem ser realizadas e devem ser aprovadas. Defina limites por categoria, processos de aprovação e padrões de compliance. A política de gastos reduz variações indesejadas, facilita auditorias e evita gastos fora de propósito, contribuindo para a previsibilidade financeira.
3 – Utilize a tecnologia a seu favor
Imagine, por exemplo, um gestor de marketing que precisa reembolsar sua equipe por uma viagem a um evento. Em vez de reunir notas fiscais e preencher planilhas manualmente, ele apenas fotografa os comprovantes pelo aplicativo e, em segundos, a plataforma identifica o tipo de despesa, classifica automaticamente e encaminha para aprovação. Tudo com o apoio da Inteligência Artificial.
4 – Monitore e analise os gastos regularmente
A gestão de despesas é um ciclo de melhoria contínua que não termina com a implementação do sistema. Afinal, mesmo a melhor tecnologia requer uma análise aprofundada dos dados para que se transforme em uma fonte de inteligência e eficiência para o negócio. É necessário comparar os gastos atuais com o orçamento, identificar padrões de consumo cruzando informações e verificando a veracidade dos comprovantes.
Hoje, já existem soluções que realizam essa análise dentro da própria plataforma, como no caso de sistemas que geram relatórios automáticos de desempenho por área e apontam, por exemplo, quando o custo médio com deslocamentos começa a sair do padrão, sugerindo ajustes imediatos. Essa visibilidade permite que o gestor atue antes que o orçamento seja comprometido.
Além de facilitar ajustes proativos, a análise regular permite a renegociação de contratos e a otimização de categorias de despesa. Lembre-se: vigilância e boas práticas são fundamentais.
5 – Promova a cultura de responsabilidade financeira
A melhor ferramenta do mundo é inútil se não houver adesão, ou seja, se não tiver quem a utilize. Tenha sempre em mente que a gestão de gastos eficaz depende de pessoas. Promova a responsabilidade financeira em todos os níveis, de executivos a equipes operacionais. Estabeleça indicadores de desempenho, incentive a transparência e crie hábitos de aprovação consciente. Uma cultura alinhada com metas da empresa tende a sustentar melhorias a longo prazo.
Sistemas inteligentes de controle de gastos, que contam, por exemplo, com plataforma, app e cartão corporativo, têm o poder de provocar uma verdadeira revolução na gestão de gastos.
Uma gestão eficiente de despesas passa pela escolha de uma solução tecnológica que ofereça um painel de controle em tempo real. O gestor precisa saber exatamente para onde o dinheiro está indo para que haja um planejamento orçamentário muito mais preciso, com decisões baseadas em informações concretas, não em suposições.
Ao automatizar tarefas, consolidar dados, aplicar regras de aprovação e facilitar a classificação e o controle orçamentário, essas soluções permitem a redução de erros e fraudes, garantindo assim um salto de gestão e eficiência.