Descontos na folha de pagamento: regras e cuidados legais

Os descontos na folha de pagamento são uma obrigação legal e compõem uma das etapas mais críticas da rotina de Recursos Humanos e contabilidade. Eles garantem o cumprimento da legislação trabalhista, asseguram os direitos previdenciários dos colaboradores e refletem diretamente na saúde financeira das empresas.

Segundo levantamento da CloudPay (2024), equipes brasileiras que gerenciam internamente a folha de pagamento registram a maior taxa mundial de custos decorrentes de erros operacionais — 75,03%, atribuídos a falhas humanas e inconsistências nos cálculos. O dado evidencia a necessidade de maior automação e controle sobre o processo.

A seguir, entenda como funcionam os descontos na folha de pagamento, quais são obrigatórios, quais dependem de acordo com o trabalhador e como manter a conformidade com a legislação para evitar sanções administrativas e judiciais.

O que são os descontos na folha de pagamento

A folha de pagamento é o documento que reúne todas as verbas devidas e os descontos aplicados sobre a remuneração dos empregados. Ela reflete o valor total do salário, os encargos sociais, as deduções obrigatórias e facultativas e serve como base para obrigações acessórias, como eSocial, DCTFWeb e GFIP.

Os descontos obrigatórios têm previsão legal e incidem automaticamente, enquanto os facultativos dependem de autorização expressa ou previsão em acordos coletivos.

De acordo com a legislação trabalhista, os descontos aplicados não podem ultrapassar 70% do salário bruto, assegurando que o trabalhador receba ao menos 30% em dinheiro. Exceder esse limite pode gerar autuações, reclamações trabalhistas e afetar o clima organizacional.

Descontos obrigatórios na folha de pagamento

Os descontos na folha de pagamento seguem regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e da legislação previdenciária e fiscal. Abaixo, os principais encargos obrigatórios aplicados mensalmente:

INSS – Instituto Nacional do Seguro Social

O INSS é o desconto destinado ao custeio dos benefícios previdenciários, como aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade e pensão por morte.

O cálculo é feito sobre o salário bruto, aplicando-se as seguintes alíquotas progressivas (referência: 2024):

• 8% para salários até R$ 1.556,94
• 9% para salários entre R$ 1.556,95 e R$ 2.594,92
• 11% para salários entre R$ 2.594,93 e R$ 5.189,82

O recolhimento é responsabilidade da empresa, que deve repassar o valor à Previdência Social dentro dos prazos estabelecidos pelo eSocial. Erros ou atrasos podem acarretar multas e perda de benefícios para o trabalhador.

IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte

O IRRF incide sobre a renda tributável mensal, após o desconto do INSS e da dedução por dependente (R$ 189,59 cada).

As alíquotas seguem a tabela progressiva vigente, sendo:

• 7,5%: de R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65
• 15%: de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05
• 22,5%: de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68
• 27,5%: acima de R$ 4.664,69

O imposto deve ser recolhido mensalmente via Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF). O não recolhimento pode configurar infração tributária e gerar penalidades fiscais.

FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

Embora não seja um desconto direto no salário, o FGTS é uma obrigação mensal do empregador. O valor corresponde a 8% da remuneração bruta do colaborador e deve ser depositado até o dia 7 de cada mês na conta vinculada do trabalhador.

O FGTS atua como uma reserva financeira acessada em situações específicas, como demissão sem justa causa, aposentadoria, compra de imóvel ou doenças graves.

O não recolhimento é uma das principais causas de autuações trabalhistas e fiscais.

Outros descontos permitidos

Além dos descontos obrigatórios, há descontos facultativos que só podem ocorrer com autorização expressa do empregado ou por previsão em acordo coletivo. Entre os mais comuns estão:

• Contribuição sindical: equivalente a um dia de trabalho, cobrada anualmente em março, mediante autorização individual;
• Adiantamento salarial: até 40% do salário bruto, desde que acordado previamente;
• Vale-transporte: desconto de até 6% do salário do colaborador;
• Vale-refeição ou alimentação: no âmbito do Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), pode ser descontado até 20% do valor do benefício;
• Faltas e atrasos injustificados: o desconto é proporcional às horas ou dias não trabalhados.

Esses descontos devem ser claramente identificados na folha de pagamento, garantindo transparência e segurança jurídica.

Limites legais e observância da CLT

Conforme o artigo 462 da CLT, o empregador só pode efetuar descontos no salário do empregado quando houver previsão legal ou autorização expressa. Além disso, o conjunto de descontos obrigatórios e facultativos não pode ultrapassar 70% do valor bruto, preservando o mínimo de 30% como líquido a receber.

O descumprimento pode resultar em autuação pela fiscalização do trabalho, ações civis públicas do Ministério Público do Trabalho (MPT) e processos judiciais por parte dos colaboradores.

Impactos tributários e obrigações acessórias

Os descontos na folha de pagamento têm impacto direto nas obrigações acessórias administradas pela Receita Federal e pela Previdência Social.

Cada lançamento reflete nos seguintes documentos e sistemas:

• eSocial: registro dos eventos S-1200 e S-1210, que detalham remunerações e pagamentos;
• DCTFWeb: confere e consolida débitos de INSS e IRRF para emissão da guia de recolhimento;
• EFD-Reinf: contempla informações de retenções tributárias e contribuições sociais.

Manter a conformidade entre folha, eSocial e DCTFWeb é fundamental para evitar divergências em malhas fiscais e autuações automáticas pela Receita Federal.

Erros mais comuns e suas consequências

Entre as falhas mais recorrentes no processamento da folha estão:

1. Cálculo incorreto de bases de incidência (especialmente INSS e IRRF);
2. Descontos indevidos ou não autorizados;
3. Falta de atualização de tabelas e parâmetros legais;
4. Ausência de registro no eSocial ou envio fora do prazo;
5. Erro de arredondamento ou parametrização incorreta em sistemas de folha.

Esses equívocos geram custos trabalhistas, fiscais e reputacionais, além de desgaste na relação com os colaboradores. A Cloudpay aponta que 75,03% dos custos relacionados à folha no Brasil decorrem de erros humanos e falhas de controle.

Boas práticas para RH e contabilidade

Para reduzir riscos e garantir conformidade, recomenda-se:

• Revisar mensalmente os parâmetros de cálculo e bases de incidência;
• Monitorar atualizações legais, como novas tabelas de INSS e IRRF;
• Manter integração entre RH e contabilidade, assegurando consistência nas informações;
• Automatizar processos com softwares de folha integrados ao eSocial;
• Comunicar os colaboradores de forma transparente sobre os descontos aplicados.

A gestão digital da folha — integrada ao eSocial e à DCTFWeb — é hoje uma exigência de conformidade e um diferencial estratégico para empresas que buscam precisão e agilidade.

Os descontos na folha de pagamento são parte essencial da rotina contábil e de RH. Quando aplicados corretamente, garantem segurança jurídica, equilíbrio financeiro e cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.

Empresas que adotam boas práticas de conferência, automação e conformidade reduzem custos com retrabalho e autuações, além de fortalecer a confiança dos colaboradores. Em um ambiente regulatório cada vez mais digital e fiscalizado, a precisão na gestão da folha deixou de ser apenas uma questão operacional — é uma estratégia de governança e sustentabilidade empresarial.