como contabilizar adiantamentos de clientes

Se a sua empresa está no Simples Nacional e recebe adiantamentos de clientes pela compra de mercadorias que só serão entregues depois, você já deve ter se perguntado: como contabilizar corretamente esse valor? E será que aquele pagamento via cartão de crédito pode ser contado como receita de imediato?

O que é esse tal de adiantamento de clientes?

Basicamente, o adiantamento é o pagamento que o cliente faz antes mesmo da mercadoria chegar até ele ou do serviço ser realizado. Mas atenção: para quem está no Simples Nacional, esse valor não pode ser considerado como receita assim que for recebido. Afinal, o que importa para o imposto é quando a mercadoria é entregue ou o serviço é prestado de fato.

Receita e tributação: quando surge o “fato gerador”?

Mesmo que o cliente pague pelo cartão de crédito, a Secretaria da Fazenda entende que a receita só existe de verdade na hora da entrega da mercadoria. Enquanto isso, o que você recebeu é um compromisso, uma obrigação — não um ganho efetivo. Por isso, o documento fiscal (nota ou cupom) deve ser emitido somente quando o produto for entregue, na hora certa da receita.

Como então fazer a contabilização?

O ideal é colocar o valor do adiantamento numa conta de passivo, como “Adiantamento de clientes” ou “Receita diferida“. Só na entrega da mercadoria esse valor sai do passivo e é lançado no resultado da empresa como receita. Fazendo assim, você evita pagar imposto sobre dinheiro que ainda não é receita de verdade.

Por que seguir essa orientação?

Além de evitar dor de cabeça com a fiscalização e multas, manter a escrituração contábil e fiscal em dia ajuda sua empresa a ficar mais segura, transparente e dentro da lei.

Quais os principais procedimentos tradicionais:

• Não emitir nota fiscal no ato do adiantamento.
• Registrar o adiantamento no controle financeiro.
• Emitir nota fiscal na entrega da mercadoria ou serviço, com abatimento do adiantamento.
• Recolher tributos por meio do DAS mensal, conforme normas do Simples Nacional.

E qual a base legal para isso?

Tudo isso está na Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional nº 140/2018, especificamente no artigo 2º, § 8º, que diz que a receita só deve ser reconhecida na entrega do bem ou serviço. Além disso, diversas Soluções de Consulta da Receita Federal confirmam que o valor recebido como adiantamento só é receita quando a mercadoria for entregue.

Conclusão

Para evitar problemas fiscais, contabilize os adiantamentos do seu cliente no Simples Nacional como passivo e só reconheça a receita quando o produto for entregue — mesmo que o pagamento seja via cartão de crédito. Assim, sua empresa se mantém legal, organizada e pronta para crescer tranquilo!