Emissão de notas fiscais pode parecer uma tarefa simples, mas pequenos descuidos nessa etapa podem gerar transtornos gigantes, desde multas até a perda de credibilidade com clientes e fornecedores. Para empreendedores que buscam eficiência, entender os erros mais comuns e como evitá-los é um passo essencial na gestão do negócio.
Um dos erros mais frequentes está no preenchimento incorreto dos dados do cliente. Informações como CNPJ, razão social e endereço precisam estar atualizadas e em total conformidade com os cadastros da Receita Federal. O uso de sistemas integrados com base de dados oficial pode automatizar essa verificação e reduzir drasticamente falhas humanas.
Outro ponto que causa dor de cabeça é a seleção errada do código de tributação (CFOP, CST ou CSOSN). A escolha equivocada desses códigos impacta diretamente no recolhimento de impostos e pode trazer problemas com o fisco. Muitos empresários deixam essa parte nas mãos do contador, mas é fundamental que o empreendedor também compreenda minimamente o funcionamento do regime tributário em que sua empresa está inserida.
Além disso, a emissão de notas fora do prazo ou com data retroativa pode ser interpretada como tentativa de sonegação, dependendo do contexto. Manter um fluxo de trabalho organizado, com notificações automáticas para cada nova venda ou prestação de serviço, ajuda a manter os prazos sob controle. Ferramentas de ERP e plataformas de gestão fiscal são aliadas importantes para garantir agilidade e precisão.
Marcos Soares, jornalista do VIP CEO, alerta que “em negócios em crescimento, é comum que o time administrativo fique sobrecarregado e os erros comecem a se acumular justamente na parte fiscal, que é uma das mais sensíveis. Por isso, investir em processos automatizados não é luxo, é uma forma de proteger o caixa e o CNPJ da empresa”.
A atenção também deve estar voltada para a correta descrição dos produtos e serviços. Termos genéricos ou incompatíveis com a realidade podem chamar a atenção da fiscalização e confundir o cliente. Descrever com clareza o que está sendo vendido e, quando necessário, consultar a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), é uma prática que evita retrabalho e questionamentos posteriores.
Por fim, muitos empreendedores ainda não aproveitam ao máximo os recursos oferecidos pelas secretarias estaduais ou municipais de fazenda, como o uso de certificados digitais, acesso a manuais e tutoriais ou até mesmo suporte técnico. Esses canais gratuitos podem ser a chave para sanar dúvidas antes que se tornem autuações.